Fisa postului este un instrument esential in orice organizatie, indiferent de marimea sau domeniul acesteia. Acest document ofera claritate angajatilor cu privire la responsabilitatile lor si ajuta la alinierea obiectivelor individuale cu cele ale companiei. In plus, fisele de post sunt utile pentru departamentele de resurse umane, manageri si angajati, oferind o baza pentru evaluarea performantelor si planificarea dezvoltarii profesionale.
Descrierea generala a pozitiei
Descrierea generala a pozitiei este primul element esential al unei fise de post bine structurate. Aceasta sectiune ofera o privire de ansamblu asupra rolului, inclusiv titlul postului, scopul principal al acestuia si locul sau in organigrama organizatiei. De obicei, se incepe cu titlul postului, care ar trebui sa fie clar si sa reflecte in mod adecvat responsabilitatile si nivelul acestuia in cadrul companiei.
Apoi, scopul postului este descris in cateva propozitii. Aceasta parte ar trebui sa ofere o idee clara despre contributia pe care angajatul o va aduce organizatiei. De exemplu, daca este vorba despre un post de manager de proiect, scopul ar putea fi coordonarea si implementarea proiectelor pentru a asigura succesul acestora conform termenelor si bugetelor stabilite.
Descrierea generala trebuie sa includa si locul postului in organigrama companiei. Astfel, se precizeaza cui raporteaza angajatul si, daca este cazul, cine ii sunt subordonati direct. Aceasta informatie este importanta pentru a intelege ierarhia si canalele de comunicare din organizatie.
Aceasta sectiune este esentiala nu doar pentru clarificarea atributiilor postului, ci si pentru atragerea candidatilor potriviti in procesul de recrutare. O descriere clara si precisa poate face diferenta intre a atrage candidati nepotriviti si a gasi persoana ideala pentru post.
Responsabilitati si sarcini specifice
Fisa postului trebuie sa includa o lista detaliata a responsabilitatilor si sarcinilor specifice. Aceasta sectiune este probabil cea mai importanta, deoarece ofera o imagine clara asupra activitatilor zilnice ale angajatului. Responsabilitatile ar trebui sa fie prezentate intr-un mod organizat si clar, folosind un bullet list pentru a le face mai usor de citit si de inteles.
Responsabilitati principale:
- Coordonarea si gestionarea echipei pentru a asigura indeplinirea obiectivelor de proiect.
- Dezvoltarea si implementarea strategiilor pentru a imbunatati eficienta operatiunilor.
- Monitorizarea si raportarea progresului proiectelor catre managementul superior.
- Gestionarea bugetelor si resurselor pentru a asigura utilizarea eficienta a acestora.
- Colaborarea cu alte departamente pentru a asigura integrarea si alinierea proiectelor.
Aceasta lista poate varia in functie de specificul fiecarui post, dar ar trebui sa ofere o baza solida pentru evaluarea angajatului. Este important ca responsabilitatile sa fie descrise in mod realist pentru a evita confuziile si frustrarile ulterioare.
Conform unui studiu realizat de Institutul National de Statistica, peste 70% dintre angajati considera ca o fisa de post clara si detaliata contribuie semnificativ la performanta lor generala in cadrul organizatiei.
Competente si calificari necesare
Un alt element esential al fisei postului este detalierea competentelor si calificarilor necesare pentru a ocupa respectivul post. Aceasta sectiune ajuta la identificarea candidatilor potriviti in procesul de recrutare si selectare.
Calificarile pot include educatia, experienta anterioara si orice certificari sau licente necesare pentru a indeplini rolul cu succes. De asemenea, competenta profesionala si abilitatile personale sunt de asemenea importante. Este recomandat sa se faca distinctia intre competentele esentiale si cele optionale.
Competente esentiale:
- Abilitati excelente de comunicare scrisa si verbala.
- Capacitatea de a lucra eficient in echipa.
- Experienta in gestionarea si coordonarea proiectelor similare.
- Cunostinte solide in domeniul specific al postului.
- Abilitati analitice si de rezolvare a problemelor.
Este important de mentionat ca aceste competente nu sunt doar cerinte ale angajatorului, ci ar trebui sa fie si obiective pentru dezvoltarea profesionala continua a angajatului. Organizatia Mondiala a Muncii subliniaza importanta imbunatatirii continue a abilitatilor pentru a ramane competitivi pe piata muncii.
Conditiile de munca
Fisa postului trebuie sa contina informatii despre conditiile de munca, care pot influenta semnificativ modul in care un angajat isi desfasoara activitatea. Aceasta sectiune ar trebui sa includa detalii despre mediul de lucru, programul de lucru si orice alte cerinte specifice postului.
Un aspect important este mediul de lucru. Angajatul trebuie sa fie informat despre locatia si conditiile fizice ale locului de munca, fie ca este vorba despre un birou, o fabrica sau un spatiu de lucru in aer liber. De asemenea, trebuie specificat daca este necesara deplasarea frecventa sau lucrul in ture.
Conditii de munca comune:
- Mediu de lucru: birou, fabrica, teren, etc.
- Program de lucru: full-time, part-time, ture de noapte.
- Deplasari: locale, nationale, internationale.
- Exigente fizice: ridicarea greutatilor, statul in picioare perioade lungi.
- Utilizarea echipamentelor de protectie: casti, manusi, ochelari de protectie.
Conditiile de munca ar trebui sa fie clar definite pentru a evita neintelegerile si pentru a asigura respectarea reglementarilor legale in vigoare. Conform Inspectoratului Teritorial de Munca, respectarea conditiilor de munca este esentiala pentru asigurarea unui mediu de lucru sigur si eficient.
Obiectivele de performanta
Obiectivele de performanta sunt o componenta esentiala a fisei postului, deoarece acestea stabilesc asteptarile angajatorului si ofera angajatilor un cadru clar pentru a-si masura succesul. Obiectivele ar trebui sa fie SMART: specifice, masurabile, realizabile, relevante si limitate in timp.
Stabilirea acestor obiective ar trebui sa fie un proces colaborativ intre angajat si managerul sau direct. Astfel se asigura ca obiectivele sunt aliniate cu strategia generala a organizatiei si sunt realiste.
Exemple de obiective SMART:
- Creste vanzarile cu 15% in urmatoarele 6 luni prin implementarea noilor strategii de marketing.
- Finalizeaza proiectul X pana la data de 30 septembrie, respectand bugetul si specificatiile tehnice.
- Imbunatateste rata de satisfactie a clientilor cu 10% in urmatoarele 3 luni prin optimizarea procesului de suport.
- Participa la cel putin 3 cursuri de dezvoltare profesionala in acest an pentru a imbunatati abilitatile de leadership.
- Reducerea timpului de productie cu 20% in urmatoarele 6 luni prin optimizarea proceselor de lucru.
Monitorizarea si evaluarea periodica a obiectivelor sunt esentiale pentru a asigura succesul acestora. Conform studiilor realizate de Societatea pentru Managementul Resurselor Umane (SHRM), angajatii care au obiective clare si bine definite sunt cu 20-25% mai productivi.
Relatiile de raportare
Relatiile de raportare sunt un aspect esential care trebuie detaliat in fisa postului. Acestea includ informatii despre structura ierarhica a organizatiei si despre cine sunt persoanele carora angajatul le va raporta sau de la care va primi instructiuni.
Aceasta sectiune ajuta la clarificarea liniilor de comunicare si la evitarea confuziilor legate de autoritate si responsabilitate. Se specifica atat superiorii directi, cat si orice alti manageri sau departamente cu care angajatul va colabora frecvent.
Relatii de raportare tipice:
- Raporteaza direct Managerului de Proiect.
- Colaboreaza cu echipa de Vanzari pentru implementarea proiectelor.
- Comunica cu departamentul Financiar pentru alocarea resurselor.
- Rapoarte lunare trebuie prezentate Directorului General.
- Coordonarea activitatilor cu echipa Tehnica.
Intelegerea clara a relatiilor de raportare contribuie la o mai buna coordonare si comunicare in cadrul organizatiei. Conform Asociatiei Internationale a Profesionistilor in Managementul Proiectelor, o comunicare eficienta in cadrul echipei poate creste sansele de succes ale unui proiect cu pana la 80%.
Data revizuirii si semnaturile
Un alt element important al unei fise de post este data revizuirii si semnaturile necesare. Acesta este un aspect adesea neglijat, dar care joaca un rol crucial in mentinerea acuratetii si relevantei fisei de post.
Data revizuirii indica ultima data la care fisa de post a fost actualizata. Este important ca fisele de post sa fie revizuite periodic pentru a reflecta schimbarile din cadrul organizatiei sau evolutia rolului respectiv. Intervalul de revizuire poate varia, dar multe organizatii aleg sa faca acest lucru anual sau ori de cate ori are loc o schimbare semnificativa in responsabilitatile postului.
Semnaturile sunt necesare pentru a confirma ca fisa de post a fost revizuita si aprobata de toate partile implicate. De obicei, acestea includ semnatura angajatului, a superiorului direct si, in unele cazuri, a reprezentantului resurselor umane. Semnaturile asigura ca toate partile au fost informate si au acceptat termenii si conditiile specificate in fisa de post.
Un studiu realizat de Asociatia Nationala a Managerilor de Resurse Umane din Romania arata ca angajatii considera procesul de revizuire periodica a fisei de post ca fiind crucial pentru a se asigura ca cerintele si asteptarile sunt clare si actualizate. Acest proces ajuta la evitarea confuziilor si contribuie la o mai buna aliniere a obiectivelor organizatiei cu cele ale angajatilor.
